Progettare l’organizzazione efficace
Un’organizzazione esiste perché un gruppo di persone e adeguate risorse tecniche e finanziarie ha deciso di attirare a sé i problemi dei clienti costituenti un preciso mercato. Punto.
Perseveranza, capacità di ascolto, determinazione, empatia, ordine mentale e prospettiva rappresentano le caratteristiche fondamentali di chi progetta un’organizzazione e di chi la guida.
Per ciascuna posizione in organigramma, pertanto, occorre definire:
a) i risultati attesi, intermedi e di fondo, in modo chiaro ed univoco;
b) il livello di autonomia, su precisi ambiti di responsabilità;
c) i compiti funzionali;
d) gli strumenti di monitoraggio circa il raggiungimento dei risultati medesimi;
e) le peculiari caratteristiche, sia umane che professionali, da ritrovare nelle persone che ricoprono ciascun ruolo: idee e competenze che devono guidare la persona verso i suoi migliori risultati.
In effetti questo lavoro serve a definire deleghe e responsabilità autonome e diffuse in azienda. Per ogni posizione occorre descrivere in dettaglio la realtà delle attività allo stato odierno (chi fa/che cosa), con l’accortezza di definire il “come si fa” nel modo ideale e funzionale ai risultati attesi; così da rendersi conto di eventuali strozzature e sovraccarichi e di possibili spostamenti di responsabilità e incarichi tra le funzioni/persone.
In altra maniera, se occorre focalizzare le persone sul risultato bisogna innanzitutto comprendere le idee che li guidano, perché queste si manifesteranno poi nelle azioni necessarie al risultato stesso. Correzioni effettuate direttamente sulle azioni saranno purtroppo inefficaci o presto abbandonate dagli individui.
Il mansionario e l’organigramma, allora, sono efficaci nella misura in cui, presentata una qualsivoglia funzione ad una persona che non la conosce, questa ne comprende con chiarezza lo scopo, le attività e le modalità per monitorare il raggiungimento dei risultati attesi.
In definitiva, il progetto organizzativo è uno strumento che:
– incrementa le responsabilità diffuse e il processo di delega;
– focalizza le persone sui risultati da ottenere e aumenta le possibilità di verifica;
– consente un’efficace smistamento del traffico di informazioni;
– riduce gli scavalcamenti ed evita la trasmissione di ordini incrociati;
– razionalizza gli interventi a causa di errori, incomprensioni, non condivisioni;
– permette di evidenziare sovraccarichi e strozzature operative;
– chiarisce le caratteristiche umane e professionali per ogni ruolo;
– velocizza l’inserimento di nuove risorse nel ruolo.
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